Quando há a troca de síndico, o gestor anterior deverá entregar todos os documentos e objetos referentes ao período da sua gestão que estiverem sob a sua posse. Mas como garantir que o novo síndico receba a documentação necessária?
TROCA DE SÍNDICO COM PROTOCOLO
A entrega dos documentos de um gestor para outro deverá ser feita mediante protocolo, para segurança de todos os interessados. Acima de tudo, é essencial que haja muito diálogo entre o gestor atual e o antigo para que sejam sanadas as dúvidas, repassados os procedimentos e demais explicações.
Se houver inconformidades
Caso verificada qualquer inconformidade, a dúvida deverá ser encaminhada à gestão anterior. Não havendo esclarecimento, será necessário levar o assunto ao Conselho Fiscal do condomínio, ou à auditoria externa (mediante aprovação em assembleia), que analisará a questão. Nessa etapa tenta-se corrigir a irregularidade ou, conforme o caso e mediante decisão em assembleia, é possível ingressar uma ação judicial gestor anterior (somente em casos graves de danos causados por má-fé comprovada).
E SE O GESTOR ANTERIOR NÃO DEVOLVER A DOCUMENTAÇÃO?
Síndico nenhum poderá deter propriedade sob a documentação do condomínio. Sendo assim, reter documentos ou qualquer pertence do condomínio de forma injustificada caracteriza crime de apropriação indébita. Havendo resistência na entrega de documentação, deve-se estabelecer um prazo para regularização e envio dos documentos sob pena de ação de busca e apreensão.
Checklist do que deve ser verificado:
– Chaves de partes comuns do edifício;
– Comprovante de CNPJ emitido pela Receita Federal do Brasil;
– Convenção e regimento interno;
– Apólices de seguro;
– Prestação de contas com comprovantes (notas fiscais e recibos) de pagamentos e compras efetuadas;
– Plantas do condomínio;
– Livro de inspeção do trabalho, livro de registro de funcionários, holerites, cartões ponto e demais documentos dos funcionários;
– Guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais, benefícios e tributos;
– Circulares, cartas de demais comunicados entregues ou divulgados;
– Atas de assembleias;
– Contratos firmados com fornecedores (comodatos, manutenção, compras);
– Comprovantes de inspeção de extintores, dedetização, limpeza de reservatório de água e caixa de gordura;
– Relatório da última emissão de boletos;
– Balancetes anuais e mensais.
Dica extra: A cada troca de gestão, é recomendável tirar as certidões federais e judiciais do condomínio, incluindo as trabalhistas.
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